劉鐵斌 博士
記得2007年我寫過(guò)一篇綠亨話題《開(kāi)會(huì)》，強(qiáng)調(diào)了開(kāi)會(huì)的重要性和開(kāi)好會(huì)的必要性，希望大家要重視開(kāi)會(huì)。這次再說(shuō)開(kāi)會(huì)，想進(jìn)一步說(shuō)一下開(kāi)會(huì)的某些技巧和注意事項(xiàng)。據(jù)一項(xiàng)研究顯示，大公司CEO平均每周要開(kāi)37次會(huì)議，會(huì)議時(shí)間約占總工作時(shí)間的72%。沒(méi)有哪個(gè)高層管理者可以離開(kāi)會(huì)議開(kāi)展工作——會(huì)議在很大程度上決定了管理者的決策質(zhì)量和團(tuán)隊(duì)的溝通合作效果。
《哈佛商業(yè)評(píng)論》的一篇文章說(shuō)，在過(guò)去的20年里，職業(yè)經(jīng)理人在團(tuán)隊(duì)合作中花費(fèi)的時(shí)間要比員工高出50%以上。在很多公司，領(lǐng)導(dǎo)者一天超過(guò)3/4的時(shí)間都花在和團(tuán)隊(duì)溝通的會(huì)議上，或者花在其他會(huì)議上。在公司里，大部分工作是通過(guò)會(huì)議來(lái)推動(dòng)的。這一點(diǎn)已經(jīng)無(wú)需認(rèn)證。確保會(huì)議有效性才是關(guān)鍵：
1、會(huì)議應(yīng)該有一位主持人，這個(gè)人的權(quán)威性必不可少。不是請(qǐng)個(gè)漂亮的小姐或帥哥來(lái)主持，那只適合形式會(huì)議如頒獎(jiǎng)典禮、表彰大會(huì)等，而不是工作會(huì)議。
2、主持人應(yīng)當(dāng)親力親為，他應(yīng)該對(duì)會(huì)議的每個(gè)細(xì)節(jié)進(jìn)行安排審核，甚至費(fèi)用開(kāi)支等，保證會(huì)議質(zhì)量，設(shè)立會(huì)議目標(biāo)，確定與會(huì)人員。
3、提前通知議題，讓大家提前做好會(huì)議準(zhǔn)備。有些議題的內(nèi)容已經(jīng)接近會(huì)議決議，至少要達(dá)到80%。
4、會(huì)議都應(yīng)該設(shè)立一個(gè)目標(biāo)，要對(duì)這個(gè)目標(biāo)進(jìn)行評(píng)估，如果會(huì)議可能達(dá)不到既定的目標(biāo)，那么這樣的會(huì)議也許并不必要，就應(yīng)該立刻取消。
5、嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模，溝通研究性會(huì)議的與會(huì)者最好不超過(guò)8人，10人是上限。與會(huì)的每個(gè)人都可發(fā)表自己的意見(jiàn)，如果其他人需要對(duì)會(huì)議結(jié)果有所了解，就應(yīng)該會(huì)后把會(huì)議紀(jì)要發(fā)給他們，而不是讓他們來(lái)當(dāng)會(huì)議的旁聽(tīng)者。
6、事先安排發(fā)言人員，并大概知道他的發(fā)言內(nèi)容，自由發(fā)言或臨時(shí)點(diǎn)名只適用于征求意見(jiàn)的會(huì)議。平等發(fā)言機(jī)會(huì)，主持人要主動(dòng)作為，引導(dǎo)和制止同樣重要。
7、守時(shí)很重要。會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束，確保會(huì)議的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。
8、開(kāi)會(huì)時(shí)就認(rèn)真開(kāi)會(huì)，關(guān)掉手機(jī)，每個(gè)與會(huì)者都應(yīng)該把注意力集中在會(huì)議上，而不應(yīng)因其他任務(wù)分心。
9、會(huì)議的中間休息無(wú)需過(guò)長(zhǎng)，最好一氣呵成，2個(gè)小時(shí)的會(huì)議就是比較長(zhǎng)的會(huì)議了。
10、總結(jié)性講話必不可少。會(huì)議通過(guò)了什么，未通過(guò)什么，怎么辦，會(huì)后有什么要求和安排，如何傳達(dá)落實(shí)要講清楚。
實(shí)際上，沒(méi)有哪個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者、哪個(gè)團(tuán)隊(duì)可以離開(kāi)會(huì)議來(lái)工作，甚至最成功的公司也是開(kāi)會(huì)最多的公司。會(huì)議是分享信息、溝通觀點(diǎn)、形成共識(shí)、做出決策、督導(dǎo)執(zhí)行最重要的工具，重要的不是回避會(huì)議，而是組織必要的、精簡(jiǎn)的、高效的會(huì)議，讓會(huì)議有明確的目標(biāo)，讓必要的參會(huì)人員有參與感，會(huì)議結(jié)束之后有行動(dòng)的意愿和行動(dòng)的方案。
(作者為北京北農(nóng)綠亨科技發(fā)展有限公司董事長(zhǎng))
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